Exporteren vanuit Excel

  1. Als rij 1 van de spreadsheet kolomkoppen bevat, zoals 'Naam', 'E-mailadres', enzovoort, gaat u verder met stap 3. Als dat niet zo is, voegt u een dergelijke rij toe door met de rechtermuisknop op de 1, links van de eerste rij te klikken en op Invoegen te klikken.
  2. Typ in de nieuwe lege cellen boven elke kolom een beschrijving voor die kolom, bijvoorbeeld 'Naam', 'E-mailadres', 'Bedrijf', 'Telefoonnummer', enzovoort.
  3. Klik op Opslaan als in het menu Bestand.
  4. Kies in de vervolgkeuzelijst Opslaan in een map waarin u het bestand wilt opslaan, typ in het vak Bestandsnaam een naam voor het bestand, bijvoorbeeld Contacten, en klik in de vervolgkeuzelijst Opslaan als type op CSV (gescheiden door lijstscheidingsteken) (*.csv).
  5. Noteer de locatie van de map en klik op Opslaan.

Importeren in Outlook 3003/2007

  1. Als u naar een bestaande map Contactpersonen importeert, gaat u verder naar stap 3. Als u in Outlook een nieuwe map wilt maken, kiest u de opdracht Mappenlijst in het menu Beeld, tenzij de mappenlijst al is geopend.
  2. Klik met de rechtermuisknop op de map Contactpersonen en klik op Nieuwe map. Typ een naam voor de nieuwe map en klik op OK.
  3. Open het menu Bestand en klik achtereenvolgens op Importeren en exporteren, Volgende, Door lijstscheidingstekens gescheiden waarden (Windows) en op Volgende.
  4. Als het verkeerde bestand wordt weergegeven, klikt u op Bladeren, bladert u naar de map waarvan u de naam in stap 3 hebt genoteerd, en dubbelklikt u op het bestand om het te selecteren.
  5. Als u naar een nieuwe map importeert, zijn de instellingen bij Opties niet relevant omdat er geen dubbele vermeldingen zijn. Anders kiest u de meest logische optie. Klik op Maken van duplicaten toestaan als u het niet zeker weet en klik op Volgende.
  6. Klik op de map Contactpersonen of een andere map van het type Contactpersonen die u hebt gemaakt, waarnaar u wilt importeren. Klik op Volgende.
  7. Als u niet zeker weet of de kolomnamen in de eerste rij van de spreadsheet overeenkomen met de Outlook-velden, klikt u op Aangepaste velden toewijzen om ze te controleren.

Opmerking Als de optie Aangepaste velden toewijzen niet beschikbaar is, hebt u een map van een ander type dan het type Contactpersonen gekozen om naar te importeren. Klik op Vorige en kies de juiste map. Als de toewijzingen in orde zijn, klikt u op OK om het dialoogvenster Aangepaste velden toewijzen te sluiten. Klik vervolgens op Voltooien.


Importeren in Outlook 2010

  1. Sla stap 4 over als u importeert naar een bestaande map met contactpersonen.
  2. Een nieuwe map maken in Outlook 2010: Klik met de rechtermuisknop op de map Contactpersonen, klik op Nieuwe map, typ een naam voor de nieuwe map en klik vervolgens op OK.
  3. Klik op het lint op het tabblad Bestand en klik vervolgens in het menu op Openen.
  4. Klik op het tabblad Importeren. De Wizard Importeren en exporteren wordt geopend.
  5. Als het verkeerde bestand wordt weergegeven, klikt u op Bladeren, bladert u naar de map die in stap 3 wordt genoemd en dubbelklikt u vervolgens op het bestand om het te selecteren.
  6. Als u naar een nieuwe map importeert, zijn de instellingen bij Opties niet relevant, omdat er geen dubbele vermeldingen zijn. Als u niet naar een nieuwe map importeert, kiest u de meest logische optie. Klik op Maken van duplicaten toestaan als u het niet zeker weet en klik op Volgende.
  7. Klik op de map Contactpersonen of een andere map van het type Contactpersonen die u hebt gemaakt en klik vervolgens op Volgende.
  8. Als u niet zeker weet of de kolomnamen in de eerste rij van de spreadsheet overeenkomen met de Outlook-velden, klikt u op Aangepaste velden toewijzen om ze te controleren.

Importeren in Outlook 2013

Er zijn drie belangrijke stappen:

  1. De gegevens van contactpersonen voorbereiden voor de importbewerking.
  2. De gegevens importeren.
  3. Excel-werkbladkolommen toewijzen aan de juiste Outlook-velden.

Stap 1: sla de gegevens van uw contactpersonen in Excel op in een bestand dat Outlook kan importeren

Outlook kan bestanden met door komma's gescheiden waarden (.CSV) importeren, maar geen werkmappen met meerdere bladen, dus is stap 1 het opslaan van uw Excel-werkmap als een CSV-bestand. Dit kunt u als volgt doen:

  1. Klik in uw werkmap op het werkblad met de gegevens van de contactpersonen die u wilt importeren.
  2. Klik op Bestand > Opslaan als.
  3. Kies waar u het bestand wilt opslaan.
  4. Klik in de lijst Opslaan als type de optie CSV (gescheiden voor lijstscheidingsteken) (*.csv) en klik op Opslaan.

In Excel wordt het bericht 'Het bestandstype dat u in het vak Opslaan als hebt geselecteerd biedt geen ondersteuning voor werkmappen die meerdere bladen bevatten'. Dit verwijst naar een beperking van het CSV-bestand. Er gebeurt echter niets met uw oorspronkelijke werkmap (het XLSX-bestand).

  1. Klik op OK.

In Excel wordt het bericht 'Sommige functies in uw werkmap gaan mogelijk verloren als u deze opslaat als CSV (gescheiden door lijstscheidingsteken)'. Dit heeft alleen betrekking op de beperkingen van het CSV-bestand en kan worden genegeerd.

  1. Klik op Ja om het huidige werkblad op te slaan als een CSV-bestand. De oorspronkelijke werkmap (het XLSX-bestand) wordt gesloten.
  2. Sluit het CSV-bestand.

U bent klaar met Excel. U kunt nu het importproces in Outlook starten.

Stap 2: start de import

Opmerking Zie Contactpersonen importeren in een Outlook.com-account als u het CSV-bestand wilt importeren in een Outlook.com-account (of een ander Exchange ActiveSync-account) in Outlook 2013.

  1. Klik in Outlook op Bestand > Openen en exporteren > Importeren en exporteren.

De wizard Importeren en exporteren wordt gestart.

  1. Kies Gegevens uit een ander programma of bestand importeren en klik op Volgende.
  1. Kies Door lijstscheidingstekens gescheiden waarden en klik op Volgende.
  2. Blader naar het CSV-bestand dat u wilt importeren.
  3. Kies onder Opties of u duplicaten (bestaande contactpersonen) wilt vervangen, dubbele contactpersonen wilt maken of geen duplicaten wilt importeren.
  4. Klik op Volgende en kies de doelmap voor uw contactpersonen. Standaard moet Contactpersonen zijn geselecteerd, maar als dat niet zo is, schuift u omhoog of omlaag totdat u de map hebt gevonden. U kunt ook een andere map kiezen of een nieuwe map maken.
  5. Klik op Volgende.
  6. Controleer of het selectievakje naast Mijn_contactpersonen.csv importeren (veronderstellende dat dit de bestandsnaam is) is ingeschakeld.
  7. Klik nog niet op Voltooien omdat u enkele kolommen in uw CSV-bestand moet 'toewijzen' aan de velden met contactgegevens in Outlook. Toewijzing kan helpen de contactpersonen op juiste wijze te importeren.

Stap 3: wijs de kolommen in het CSV-bestand toe aan Outlook-velden met contactgegevens

  1. Klik op de knop Aangepaste velden toewijzen. De knop Aangepaste velden toewijzen wordt weergegeven.
  • Onder Van ziet u een vak met de kolomnamen in het CSV-bestand dat u importeert.
  • Onder Naar worden de standaardvelden weergegeven die in Outlook worden gebruikt voor contactpersonen. Als een veld overeenkomt met een kolom in het CSV-bestand, ziet u de kolom onder Toegewezen vanuit.
  • De veldenNaam, Voornaam en Achternaam zijn standaard Outlook-contactgegevensvelden, dus als de gegevens van de contactpersoon in uw bestand een van deze namen hebben, kunt u doorgaan.
  1. U moet waarschijnlijk de toewijzing deels handmatig uitvoeren. In dit geïmporteerde bestand bevindt het mobiele telefoonnummer van de contactpersoon zich bijvoorbeeld in een kolom genaamd 'Mob. nr.'. Dit veld heeft geen exacte overeenkomst in Outlook. U kunt echter als volgt een geschikte overeenkomst in Outlook vinden:
  • Schuif in het venster aan de rechterkant omlaag, dan vindt u Ander adres met een plusteken ernaast (+).
  • Klik op het plusteken om de gegevens eronder uit te vouwen, dan ziet u een goede overeenkomst, namelijk Mobiele telefoon.
  1. Sleep vanuit het venster aan de linkerkant Mob. nr. en zet dit neer in Mobiele telefoon in het rechtervenster.

U ziet dat Mob. nr. nu wordt weergegeven naast Mobiele telefoon in de kolom Toegewezen vanuit.

  1. Sleep de rest van de waarden een voor een van het linkerdeelvenster naar de juiste Outlook-velden in het rechterdeelvenster. U kunt bijvoorbeeld Adres slepen naar Huisadres of Werkadres, afhankelijk van het type adres van uw contactpersonen.
  2. Klik op Voltooien.

Uw contactpersonen zijn nu geïmporteerd in Outlook.