Jouw privacy

Wij verwerken je persoonsgegevens omdat je lid bent van onze buurtvereniging en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt.

Wij, Buurtvereniging Hoogstede Klingelbeek, nodigen je uit om dit privacybeleid te lezen, waarin ons privacybeleid wordt beschreven en hoe wij omgaan met jouw informatie. Het beschrijft welke gegevens wij gebruiken, voor welke doeleinden en hoe lang we je gegevens bewaren.

Tenzij anders aangegeven, is dit privacybeleid (“Beleid”) van toepassing op onze website, faceboekpagina, producten, diensten en functionaliteiten (de “Diensten”).

1. Welke gegevens worden gebruikt?

Bestand 1: gegevens van de leden

• Voor- en achternamen van de leden, namen van kinderen worden uitdrukkelijk niet opgenomen
• Volledige Adresgegevens
• Jaartal dat je lid bent geworden
• Hoeveel contributie je betaalt
• Wat daadwerkelijk is betaald

NB! Emailadressen en telefoonnummers worden niet apart geadministreerd. Contact met de leden op deze wijze wordt altijd geïnitieerd door het (aspirant)lid. Hiermee geeft het lid te kennen op deze wijze te willen communiceren met een of meerdere bestuursleden. De communicatiedragers van de bestuursleden (telefoons, laptops e.d.) zijn privébezit van de bestuursleden. Indien dit niet langer op prijs wordt gesteld zal op het eerste bericht van betrokkene niet langer op deze wijze gecommuniceerd worden.

Bestand 2: adressen van de leden

• Alleen straatnaam en huisnummer, corresponderend met bestand 1, echter zonder vermelding van naam of andere gegevens

Rekeninggegevens bij de Rabobank

1. Bij betaling van contributie worden persoons- en adresgegevens digitaal overgedragen aan de Penningmeester?
   • Gegevens zijn alleen toegankelijk voor de Penningmeester (alles digitaal, met gegevens afscherming)
   • De kascommissie heeft, onder toezicht van de Penningmeester, toegang tot de gegevens

2. Bij uitbetaling van declaraties worden persoonsgegevens en IBAN overgedragen aan de Rabobank
   • Gegevens zijn alleen toegankelijk voor de Penningmeester (alles digitaal, met gegevens afscherming)
   • De kascommissie heeft, onder toezicht van de Penningmeester, toegang tot de gegevens

Boekhouding (papieren)

Betreft gegevens met betrekking tot:

• Declaraties: naam en IBAN van de declarant
• Nota’s: naam en IBAN van de leverancier

Overeenkomsten met Moestuingebruikers

• betalingen worden opgenomen in bestand 1 (zie boven)
• de overeenkomsten met de moestuingebruikers zijn in beheer van de Penningmeester.

2. Hoe en waar worden gegevens bewaard?

• Bestand 1: bestand gemaakt in Excel. Dit bestand wordt niet gedeeld binnen het Bestuur cq Buurtvereniging, alleen penningmeester heeft toegang. Bestand staat op privé laptop van de Penningmeester en 1 back up gegevensdrager in de vorm van een usb stick.
• Bestand 2: bestand gemaakt in Word. Bestand staat op privé laptop van de Penningmeester en 1 back up gegevensdrager in de vorm van een usb stick.
• Rekeninggegevens bij de Rabobank: gegevens worden in de onlinetool van de bank opgeslagen
• Boekhouding: gegevens zijn gearchiveerd in een map/ordner in kast van de Penningmeester
• Overeenkomsten met Moestuingebruikers: de overeenkomsten zijn in beheer van …..

3. Waarom worden je persoonsgegevens verwerkt?

• Bestand 1: ten behoeve van een juiste administratie van de lidmaatschappen
• Bestand 2: ten behoeve van het ronddelen van flyers voor evenementen die georganiseerd worden voor leden van de Buurtvereniging en de Klingelstee
• Rekening bij RABObank: ten behoeve van wettelijke redenen en om aan de uitvoering van goed Verenigingsschap te kunnen voldoen
• Boekhouding: om inkomende en uitgaande kasstromen te kunnen verantwoorden
• Overeenkomsten met Moestuingebruikers: om uitvoering te geven aan hun wens een moestuin te huren.

4. Hoe lang worden je persoonsgegevens bewaard?

Dit was al onderdeel van het huidige privacy beleid, maar we vinden het als buurtvereniging goed om nogmaals te benadrukken dat de gegevens die wij verzamelen ook worden verwijderd.

• Bestand 1: een exceloverzicht per jaar; bewaartermijn: 7 jaar. Na 2 jaar worden de bestanden geanonimiseerd.
• Bestand 2: er is steeds een laatste versie beschikbaar. Oudere bestanden die gedurende 1 jaar zijn gemaakt worden na 1 jaar vernietigd.
• Rekening bij Rabobank: bewaarpolicy van de bank is leidend
• Boekhouding: declaraties en nota’s worden 7 jaar bewaard na datum van indienen. Oudere documenten worden vernietigd
• Overeenkomsten met Moestuingebruikers: worden tot 2 jaar na beëindiging van de overeenkomst bewaard. Oudere documenten worden vernietigd.

5. Hoe zijn je persoonsgegevens beveiligd?

De buurtvereniging neemt de bescherming van je gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat je gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via

• Bestand 1: met een wachtwoord, de computer is beveiligd met een (ander) wachtwoord.
• Bestand 2: niet beveiligd, bestand wordt verspreid onder de vrijwilligers die flyers bezorgen.
• Rekening bij Rabobank: conform beveiligingseisen van de bank
• Boekhouding: Map staat in de studeerkamer/ jaarstukken worden op zolder in een doos bewaard.
• Overeenkomsten met Moestuingebruikers: Stukken worden in een map bewaard ….

6. Delen van persoonsgegevens met derden

De buurtvereniging verstrekt persoonsgegevens uitsluitend aan derden en alleen als dit nodig is om te voldoen aan een wettelijke verplichting,

7. Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

De buurtvereniging gebruikt alleen technische en functionele cookies en analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy.

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak.

Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren.

Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

8. Recht op inzage, vergetelheid en bezwaar

Je hebt als lid van de buurtvereniging het recht om je persoonlijke gegevens in te zien. Je kunt hiervoor contact opnemen met de penningmeester via . Je hebt tevens het recht om alle persoonlijke gegevens te laten verwijderen. Het is mogelijk om binnen de bewaartermijn van 2 jaar de privé gegevens van het (ex)lid te anonimiseren. Ook hiervoor kun je contact opnemen met de penningmeester. Na het anonimiseren zal het (ex)lid een bevestiging hiervan ontvangen, mits dit nadrukkelijk is gevraagd. Tot slot kan je bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonlijke gegevens.

Elke aanvraag tot inzage zal binnen redelijke termijn, doch zeker binnen 1 week worden beantwoord, in perioden van vakantie (zomer- en kerstperiode) is deze termijn maximaal 4 weken.

De buurtvereniging wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

9. Opzegging

Opzegging van het lidmaatschap is gelijk aan de aanmelding: een mailtje is voldoende. Daar het lidmaatschap steeds voor 1 kalenderjaar wordt aangegaan, blijft het lidmaatschap steeds tot 1 januari volgend op de opzegging van kracht, tenzij de opzegger anders aangeeft.

10. Dossiers

Er bestaan binnen de vereniging geen dossiers met gegevens van privépersonen, gezinnen en andere samenleefvormen.

11. Berichten/foto’s

Wij als buurtvereniging hebben het recht om verhalen, berichten of foto’s te delen met derden onder andere in de Klingelstee, op onze website en facebookpagina. Hier communiceren we ten alle tijden heel transparant over.

Op bijeenkomsten worden regelmatig foto’s gemaakt. Dit gebeurt door privé personen. De foto’s, die gepubliceerd worden op de internetpagina en/of Facebook pagina en/of enig ander medium in het beheer van de Vereniging, zullen na het eerste bericht cq melding van een van de op de foto zichtbare personen of wettelijke vertegenwoordigers van deze personen direct verwijderd worden.

12. In de notulen van de ALV (Algemene Leden Vergadering) wordt regelmatig de naam van een aanwezig lid vermeld indien deze een bijdrage heeft in de vergadering. Het individuele lid dat bij binnenkomst, of zo spoedig mogelijk daarna bij de secretaris aangeeft dat deze dit ongewenst vind, zal in de notulen niet met naam worden vermeld.